Privacy­verklaring

In deze verklaring staat welke gegevens we van je hebben, waarvoor we ze gebruiken, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

1. Wie wij zijn

Buurman Studio is verantwoordelijk voor wat wij met je gegevens doen, zoals het in deze verklaring staat.

• Buurman Studio
• Floresstraat 7, 8022 AD Zwolle
• KvK 85733199
• WhatsApp en bellen: 06 84 61 35 89
• E-mail: info@buurmanstudio.nl

Deze verklaring gaat over:

• onze website, buurmanstudio.nl;
• de linkpagina’s van creators op buurmanstudio.nl/link;
• ons portaal op buurmanstudio.nl/portaal, waarin wij klanten, creators en afspraken bijhouden;
• contact met ons via WhatsApp, e-mail en telefoon;
• foto’s en video’s die we maken, in de studio en op locatie.

2. Kort

• We gebruiken je gegevens om je vraag te beantwoorden, ons werk voor je te doen en bij te houden wat we hebben afgesproken.
• De website zet zelf geen cookies en houdt zelf geen statistieken bij.
• Linkpagina’s tellen bezoeken en kliks zonder cookies, en we bewaren daarbij geen IP-adres: alleen aantallen per dag, en los daarvan per herkomst, land en soort apparaat.
• Profielfoto’s en andere afbeeldingen van creators in ons portaal verwijderen we automatisch, 30 dagen nadat er geen geldige toestemming meer is of nadat de creator in ons archief staat.
• Je kunt altijd vragen welke gegevens we van je hebben, en vragen om ze te verbeteren of te verwijderen (zie punt 7).

3. Welke gegevens we gebruiken, en waarvoor

Per situatie staat hieronder welke gegevens het zijn, waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag. De grondslag is de reden uit de AVG (de Algemene verordening gegevensbescherming) waarom we de gegevens mogen gebruiken.

Je appt, mailt of belt ons

WhatsApp is ons hoofdcontact. De knoppen op onze site openen WhatsApp met een bericht dat al klaarstaat. Jij kiest of je het verstuurt.

• Welke gegevens: je telefoonnummer, de naam en profielfoto die WhatsApp ons laat zien, en wat je ons stuurt, zoals berichten, foto’s en bestanden. Mail je, dan je e-mailadres, je naam en je bericht. Bel je, dan je telefoonnummer.
• Waarvoor: je vraag beantwoorden, een offerte maken, een opname of een kennismaking plannen.
• Grondslag: het voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst met jou. Gaat je vraag niet over een opdracht, dan ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden.

WhatsApp is een dienst van Meta. Meta verwerkt daarbij zelf ook gegevens, volgens de privacyverklaring van WhatsApp.

Voor e-mail gebruiken we een maildienst.

Je bezoekt de website

• Welke gegevens: onze website zet zelf geen cookies, houdt zelf geen statistieken bij en toont geen advertenties. Ze laadt geen video’s, kaarten, lettertypen of scripts van andere partijen. Om de pagina’s te kunnen tonen, ontvangt Cloudflare, waar de site staat, bij elk bezoek technische gegevens, zoals je IP-adres.
• Waarvoor: de website laten werken en beveiligen.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een website die werkt en veilig is.

Op de homepage onthoudt je browser dat je de intro met ons logo al hebt gezien. Dat blijft in je browser en gaat niet naar ons. Meer daarover staat in de cookieverklaring.

Klik je op een link naar WhatsApp, Google Maps, Spotify of een andere site, dan ga je naar die dienst. Daar geldt de privacyverklaring van die dienst.

Je bent klant of werkt met ons samen

We houden klanten, creators, bedrijven en hun contactpersonen bij in ons portaal, een besloten deel van onze site. Alle gegevens ziet alleen ons team, nu Abdi en Genairo. Een creator met een account ziet alleen zijn of haar eigen overzicht.

• Welke gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, plaats en land, en bij een bedrijf ook KvK-nummer, btw-nummer en website. Van contactpersonen: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Verder onze notities, offertes en de afspraken met merken (deals): het merk, het bedrag, de planning en wat er gemaakt moet worden.
• Waarvoor: ons werk voorbereiden en uitvoeren, offertes en facturen maken, en bijhouden wat we met wie hebben afgesproken.
• Grondslag: het voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst met jou. Ben je contactpersoon van een bedrijf, dan ons gerechtvaardigd belang om met dat bedrijf samen te werken. Facturen bewaren we omdat de wet dat verplicht.

Het portaal verstuurt zelf niets: geen e-mail, geen facturen en geen betalingen.

Inloggen in het portaal gaat met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Een beheerder van Buurman Studio maakt je account en geeft je een tijdelijk wachtwoord; dat vervang je bij het eerste inloggen door een eigen wachtwoord. In het portaal staan per account je naam, je gebruikersnaam, een versleutelde vorm van je wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), wanneer je het portaal het laatst gebruikte en de meldingen die je kreeg (korte teksten, 90 dagen). Een koekje houdt je ingelogd (zie de cookieverklaring); de bijbehorende sessie verloopt 30 dagen na het laatste gebruik en gaat weg als je uitlogt. Foute inlogpogingen tellen we kort mee, zonder je gebruikersnaam of netwerkadres leesbaar te bewaren. Zet je meldingen op een toestel aan, dan bewaren we het adres van de pushdienst van je browser (Apple, Google of Mozilla); wat er in een melding staat, haalt je toestel bij ons op en gaat niet via die dienst.

In een logboek staat wie wanneer iets in het portaal heeft gewijzigd, bijvoorbeeld “toestemming vastgelegd”, en wie een getekend formulier heeft geopend of inzendingen heeft gedownload. In die omschrijving staan geen namen, e-mailadressen of bedragen van klanten. Het logboek gebruiken we om te kunnen nagaan wie wat heeft gedaan, voor de veiligheid van de gegevens (gerechtvaardigd belang).

Je bent creator bij ons

Van creators houden we ook bij:

• je artiestennaam, niche, regio en een korte beschrijving;
• of je minderjarig bent;
• je kanalen: het platform, je naam daarop, de link en het aantal volgers, met de datum waarop we dat hebben gemeten;
• je profielfoto;
• je toestemmingen: waarvoor, wie tekende, wanneer, en of ze zijn ingetrokken, met het getekende formulier.

Je profielfoto snijden we in het portaal bij en slaan we opnieuw op. Zo zitten er geen locatie of andere verborgen gegevens (EXIF) meer in. Alleen ons team kan het getekende formulier openen, via het portaal, en dat komt in het logboek.

• Waarvoor: je begeleiden als creator, samenwerkingen met merken regelen en je linkpagina maken.
• Grondslag: de overeenkomst met jou. Voor je naam en foto op een openbare pagina: je toestemming.

Heb je een account in het portaal, dan zie je daar je eigen linkpagina, je deals met het bedrag van de deal, de offertes die we je hebben gestuurd, je profiel en je toestemmingen.

Foto’s en video’s

In de studio en op locatie maken we foto’s en video’s, bijvoorbeeld van klanten, creators en de gasten van onze podcast BuurmanPraatjes.

• Waarvoor: de productie die we voor je maken.
• Op onze eigen site: beelden van mensen zetten we op onze website en op linkpagina’s alleen met hun toestemming, en bij minderjarigen met die van een ouder of verzorger.
• Grondslag: de overeenkomst voor de productie. Voor beelden op onze eigen website, op linkpagina’s en in BuurmanPraatjes: toestemming.

De originele bestanden bewaren we op onze eigen opslag (een NAS). Hoe lang, staat in punt 4.

In een aflevering van BuurmanPraatjes zijn de gasten te horen met hun naam en stem, en soms te zien. We publiceren de afleveringen, onder andere op Spotify.

Hoe toestemming werkt voor een linkpagina, de Creators-pagina en foto’s en video’s, staat in het voorbeeld van onze toestemmingsverklaring.

Linkpagina’s

Een creator kan bij ons een eigen pagina krijgen op buurmanstudio.nl/link/naam, voor de link in de bio.

Als het jouw pagina is. Op de pagina staan je naam of artiestennaam, je foto, een korte tekst en de links, video’s en muziek die je kiest. Als je dat wilt ook je telefoonnummer, WhatsApp of e-mailadres, afbeeldingen zoals een banner of achtergrond, en bij een betaalde samenwerking de naam van het merk. De pagina gaat pas live met je getekende toestemming, en bij een minderjarige met die van een ouder of verzorger. Standaard staat de pagina niet in zoekmachines. Wat live staat, is een vaste momentopname. Daarnaast bewaren we de laatste tien versies, zodat je een eerdere versie kunt terugzetten. Grondslag: je toestemming.

Als je een linkpagina bezoekt. We zetten geen cookies en bewaren niets in je browser. We tellen per dag:

• het aantal bezoeken;
• het aantal kliks per onderdeel van de pagina, ook als je een video afspeelt;
• waar het bezoek vandaan kwam: alleen de naam van de site of app, zoals Instagram, of een label achter de link, zoals ?via=tiktok;
• het land, in twee letters, zoals Cloudflare het doorgeeft;
• het soort apparaat: telefoon, tablet of computer.

Herkomst, land en apparaat tellen we elk apart. We koppelen ze nooit aan één bezoek. In onze database bewaren we geen IP-adres, geen gegevens van je browser en niet het volledige adres waar je vandaan kwam. Bots en voorvertoningen, zoals in WhatsApp, tellen niet mee. Een klik op een link gaat eerst langs ons adres, zodat we hem kunnen tellen, en dan meteen door naar de link. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de creator te laten zien hoe de pagina wordt gebruikt.

Net als bij de website ontvangt Cloudflare bij elk bezoek technische gegevens, zoals je IP-adres.

Tegen misbruik. Om te voorkomen dat iemand een pagina volstopt met meldingen, formulieren of nepbezoeken, houden we per IP-adres bij hoe vaak er iets wordt verstuurd of geteld. Dat staat alleen in het werkgeheugen van de server van Cloudflare die de pagina toont, nooit in onze database of ons logboek. Een teller geldt 10 minuten en gaat daarna bij het eerstvolgende verzoek weg, hoogstens een minuut later. Komt er geen verzoek meer, dan blijft hij in dat werkgeheugen tot Cloudflare die server stopt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij veilige pagina’s.

Video’s en muziek. Een speler van YouTube, Vimeo, TikTok, Spotify of een ander platform laadt pas als je op afspelen klikt. Op de knop staat dat je dan verbinding maakt met dat platform. Pas na die klik ontvangt het platform gegevens van je, zoals je IP-adres, en kan het cookies plaatsen, volgens zijn eigen privacyverklaring. YouTube laden we via youtube-nocookie.com, Vimeo met de instelling “niet volgen”. De kleine afbeelding bij een video halen we vooraf één keer op en bewaren we zelf, zodat je browser geen verbinding met het platform maakt zolang je niet klikt.

Meld deze pagina. Onderaan elke linkpagina kun je de pagina bij ons melden. We bewaren alleen de reden en je toelichting (hoogstens 1000 tekens). Je naam en e-mailadres vragen we niet, en je IP-adres bewaren we niet. Zet in je toelichting dus niets wat je niet wilt delen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij veilige pagina’s.

Formulieren (staan nog uit). Een creator kan op de pagina een e-mailformulier zetten, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief, of een contactformulier. Die staan nu uit. Gaan ze aan, dan bewaren we wat je invult (je e-mailadres, en bij contact ook je naam en bericht) en de tekst van het vinkje waarmee je instemde. Geen IP-adres en geen gegevens van je browser. De creator en ons team lezen de inzendingen in het portaal en kunnen ze downloaden of verwijderen. Grondslag: je toestemming, met het vinkje.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

Elke nacht ruimt het portaal vanzelf op wat daar over de termijn is: foto’s en afbeeldingen, offline linkpagina’s, inzendingen, afgehandelde meldingen en de tellingen per dag.

Een toestemming geldt zolang hij niet is ingetrokken, het getekende formulier er nog is, en hij bij een minderjarige van een ouder of verzorger komt. Stopt de samenwerking, dan zetten we de creator in het portaal in het archief.

Wat	Hoe lang
Gegevens van klanten, creators en contactpersonen in het portaal	Zolang we samenwerken. Daarna zetten we ze in het archief.
Facturen en betalingen	7 jaar, omdat de wet dat verplicht (fiscale bewaarplicht).
Profielfoto’s en andere afbeeldingen van creators in het portaal, zoals de miniaturen, banners en achtergronden van een linkpagina	30 dagen nadat er geen geldige toestemming meer is, of nadat de creator in het archief staat. Geldt allebei, dan telt het laatste moment. Daarna verwijderen we ze echt, behalve wat een linkpagina gebruikt die op dat moment live staat. Een foto die je vervangt of weghaalt, verwijderen we als hij meer dan 30 dagen geleden is geüpload.
Een linkpagina die offline staat: de momentopname, de versies, de blokken, de deelkaart en de inzendingen, en de beschrijving in je profiel	Na dezelfde 30 dagen.
Getekende toestemmingsformulieren	We verwijderen ze nu niet automatisch: ze zijn het bewijs dat je toestemming gaf. Verwijderen we het formulier, dan blijft vastgelegd wie tekende, wanneer, en wanneer de toestemming is ingetrokken.
Tellingen van linkpagina’s per dag	Hoogstens 13 maanden. Daarna houden we alleen totalen per maand.
Inzendingen van formulieren op linkpagina’s (staan nog uit)	90 dagen na het insturen.
Meldingen van linkpagina’s	Tot we ze hebben afgehandeld, en daarna 365 dagen.
Teller tegen misbruik per IP-adres	Alleen in het werkgeheugen van de server van Cloudflare: 10 minuten, en daarna hoogstens een minuut tot het volgende verzoek (zie punt 3).
Logboek van het portaal	We verwijderen het niet automatisch.

5. Met wie we gegevens delen

Deze partijen krijgen gegevens van ons, of verwerken ze voor ons:

• Cloudflare. Bij Cloudflare staan de website, de linkpagina’s en het portaal.
• GitHub. De bestanden van onze website, ook de foto’s van mensen die we op de site gebruiken, staan in een besloten opslag bij GitHub.
• WhatsApp (Meta). Als je ons via WhatsApp benadert.
• Onze maildienst. Voor e-mail aan info@buurmanstudio.nl (zie punt 3).
• Gena Design. Genairo Theis werkt via zijn eigen bedrijf Gena Design in ons team en kan bij alle gegevens in het portaal. Een website die je via ons laat maken, maakt hij met Gena Design.
• Onze boekhouder. Voor de boekhouding en de btw-aangifte.
• Merken. Regelen we voor een creator een samenwerking met een merk, dan delen we met dat merk wat voor die samenwerking nodig is, zoals naam, kanalen en de afspraken.
• Platforms op linkpagina’s. Klik je op een link of speel je een video af, dan maak je zelf verbinding met dat platform (zie punt 3).

6. Minderjarigen

• Een linkpagina van een minderjarige creator gaat alleen live met de getekende toestemming van een ouder of verzorger. Trekt de ouder of verzorger die in, dan zetten wij dat in het portaal en is de pagina binnen een minuut offline, ook als het kind zelf heeft getekend.
• Zo’n pagina staat nooit in zoekmachines en vraagt bezoekers niet naar hun leeftijd (geen leeftijdspoort). Het portaal zet zo’n pagina niet live met een knop, link of icoon voor telefoon, WhatsApp of e-mail, of met een formulier. Samenwerken loopt via Buurman Studio.
• De naam, foto’s of video’s van een minderjarige zetten we alleen op onze site met toestemming van een ouder of verzorger.

7. Je rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: vragen welke gegevens we van je hebben.
• Verbeteren: gegevens laten aanpassen die niet kloppen.
• Verwijderen: gegevens laten verwijderen. Gegevens die we volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen, verwijderen we na die termijn.
• Beperken: vragen dat we je gegevens een tijd niet gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we uitzoeken of ze kloppen.
• Bezwaar: bezwaar maken als we gegevens gebruiken op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Overdragen: je gegevens krijgen in een bestand dat je kunt meenemen naar een ander.
• Toestemming intrekken: dat kan altijd, met een bericht via WhatsApp of e-mail. Wij zetten het in het portaal. Wat we tot dat moment met je toestemming deden, blijft toegestaan. Trek je de toestemming voor je linkpagina in, dan is die pagina binnen een minuut offline. Is er daarna geen geldige toestemming meer, dan verwijderen we na 30 dagen je profielfoto en de afbeeldingen van je linkpagina uit het portaal (zie punt 4).

Zo vraag je het aan. Stuur ons een bericht via WhatsApp (06 84 61 35 89), mail naar info@buurmanstudio.nl of schrijf naar Floresstraat 7, 8022 AD Zwolle. Je hoort binnen één werkdag van ons. Stuur geen kopie van je paspoort of een ander identiteitsbewijs mee.

8. Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Beveiliging

• Het portaal opent alleen na inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Wachtwoorden bewaren we alleen versleuteld (met een rekenmethode die terugrekenen onmogelijk maakt), nooit leesbaar. Foute pogingen remmen we af.
• Bij elke pagina die je in het portaal opent, controleert het portaal zelf of je bent ingelogd en of je account actief is. Een creator kan alleen bij zijn of haar eigen gegevens.
• Getekende formulieren zijn nooit openbaar: alleen ons team kan ze openen, via het portaal, na het inloggen. Foto’s en afbeeldingen van een linkpagina tonen we alleen zolang die pagina live staat. Na het offline halen kan een foto nog ongeveer een uur in de browser van een bezoeker staan, en een voorbeeld dat iemand al heeft gedeeld, bijvoorbeeld in WhatsApp, blijft daar staan.
• De database en de bestanden van het portaal staan bij Cloudflare in de EU. Cloudflare versleutelt opgeslagen gegevens. Wat live staat op een linkpagina, bewaart Cloudflare hoogstens een minuut in het datacenter dat het bezoek afhandelt, ook buiten de EU (zie punt 5).
• Het portaal en de linkpagina’s laden zelf geen scripts van andere partijen, en geven browsers strenge regels mee over wat een pagina mag laden. Klik je op een linkpagina op afspelen, dan laadt de speler van het platform zijn eigen onderdelen (zie punt 3).

10. Wijzigingen

Verandert er iets in wat we met gegevens doen, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staan het versienummer en de datum. Gaat een nieuwe functie gegevens gebruiken, zoals de formulieren op linkpagina’s, dan zetten we die pas aan als deze verklaring is bijgewerkt.